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校属各单位：
高校档案是认识和把握学校发展客观规律的重要依据，对学校评估、教学、科研和管理等各项工作具有重要的参考和借鉴意义。档案收集工作是高校档案管理工作的起点，是丰富档案信息，积累档案资源的重要途径，也是开展档案管理与服务的物质基础。为确保我校2024年各单位（部门）档案收集工作的顺利开展，结合我校档案工作的实际情况，特通知如下：
1、档案收集、移交时间、地点安排
为了档案收集的规范性、完整性和档案移交工作的顺利进行，各单位（部门）需在2025年6月15日之前把2024年度应该归档的材料收集齐全、整理、录入紫光档案系统并挂接完毕后以部门为单位（注：跨两校区的部门请统一汇总后再进行移交）统一归类移交至郑州校区或许昌校区档案馆，选择移交至哪个校区，以单位（部门）开展工作方便为准。
郑州校区联系人：徐 璐18237100705
许昌校区联系人：关丽娜13733710821
紫光档案软件联系人：王立成13939015323
2、档案收集材料范围
根据我校《中原科技学院档案实体分类办法》 的具体内容，各部门应移交的档案材料、归档范围及保管期限详见附件1。
3、收集材料要求
各单位（部门）归档的材料必须是已经办理完毕、有保存价值，不影响现有工作进行的原始材料，且不论何种载体（纸质、磁盘、光盘等）、何种形式（文字、图片、视频、录像等），只要是有参考价值和保存价值的档案，一律应整理后移交至档案馆保管。
4、档案收集流程
收集文件材料—→分类整理—→文件材料以件为单位装订（曲别针或夹子）—→文件材料排序标号—→下载打印《移交目录清单表格》（附件2）—→文件材料移交至档案馆
注意事项：
1.收集需要移交的文件材料。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。
2.归档材料应采用质量较好纸张打印，要求字迹清晰，不应采用劣质纸张。
3.文件材料以件为单位整理，在文件左上角用曲别针、夹子固定。
4.文件排序标号是指兼职档案员把归档的文件材料按类别、时间编号。在文件首页正上方用铅笔标号。格式为：同一个档号第一件材料书写档号、序号0001（2024-XZ11.01-Y 0001，第二件起只写序号0002，0003，……。
5.页码：打印前查看每件材料是否有页码，如果没有，在文档中插入页码后再打印。
6.归档文件目录中日期：填写形成文件材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文件材料只填写归档年份。格式为：20130209 。
7.归档文件录入、挂接紫光档案系统后，无需打印卷内目录、备考表。
8.《移交目录清单》中需填写全部移交归档文件内容，打印一式两份，将文件材料按顺序排列清楚。
9.最后档案移交并办理交接手续。
附件1：各学院（部门）档案归档范围及保管期限表（2025).xlsx
